Spring naar inhoud

Beleidsplan 2017-2021

1.Inleiding

De Stichting "Heberdina Japin-Timmer"Dierentehuis Hoorn zorgt voor opvang van zwerfdieren, afstandsdieren, inbeslaggenomen dieren (honden en katten) en heeft tevens een externe speciale opvang voor moederloze kittens. Deze werkzaamheden worden gedaan in opdracht van de zeven West-Friese Gemeenten, de Stichting heeft ook een pension voor honden en katten.
De Stichting heeft een samenwerkingsovereenkomst met de Stichting Dierenambulance Hoorn en omstreken en werkt samen met de Dierenpolitie, de Dierenbescherming, Vogel-en Dierenopvang de Bonte Piet en collega asielen en dierenartsen in de regio Noord-Holland Noord.
De zeven West-Friese gemeenten hebben de opvang, verzorging en herplaatsing , indien mogelijk, van de in deze gemeenten gevonden honden en katten toevertrouwd aan de Stichting “Heberdina Japin-Timmer”Dierentehuis.
Door de hoge dierenartskosten worden vaak oudere en zieke dieren aangeboden die veel extra tijd en zorg vragen van het personeel en de vrijwilligers. Deze dieren blijven gemiddeld langer in het asiel voor ze kunnen worden geplaatst, hetgeen een aanslag betekend op de financiën. Ook hoog risico honden vereisen veel extra aandacht in de vorm van intensive training en socialisatie. Dit laatste geldt ook voor verwilderde katten. Daarnaast biedt het asiel onderdak aan honden en katten die door omstandigheden niet meer kunnen blijven op hun huisadres, zij worden middels een schriftelijke overeenkomst door hun baas of erfgenamen afgestaan aan het asiel.
Onze focus lag vanaf de oprichting in 1974 op het uitvoeren van bovenstaande activiteiten en zal in de komende jaren onder onze aandacht blijven voor zo ver wij nu kunnen overzien. Maatschappelijke ontwikkeling en/of een verandering van het aanbod van zwerfdieren zal van invloed kunnen worden.

2.Termijn

DE TERMIJN VAN HET BELEIDSPLAN LOOPT VAN 2018 TOT 2021.
Voor deze jaren hebben wij in de financiële jaarrapportage een begroting opgenomen.

3. Missie

De Stichting heeft als doel honden en katten die op de een of andere manier tijdelijk geen thuis hebben op te vangen in het dierenasiel. Er wordt naar gestreefd het verblijf in het asiel voor de dieren, maar ook voor de medewerkers en vrijwilligers, zo aangenaam mogelijk te maken.
Wij doen ons best de dieren zo weinig mogelijk stress te bezorgen en zo nodig adequate medische hulp te verschaffen. Daarnaast heeft het dierenasiel als doel de dieren zo kort mogelijk in het asiel te laten verblijven en spannen wij ons in om een passend nieuw adres te vinden.

4.Visie

De Stichting” Heberdina Japin-Timmer” Dierentehuis te Hoorn wil zichtbaar zijn, vanuit haar maatschappelijke taak een centrale rol spelen bij de bewustwording van Dierenwelzijn bij alle burgers en partners in de regio. Ieder dier moet de zorg krijgen waarop hij of zij recht heeft. Daarvoor moet rekening gehouden worden met de gezondheid, de leeftijd en het gedrag van de afzonderlijke dieren. Het asiel acht het zijn plicht alle honden en katten te chippen en te laten inenten. Teneinde het ontstaan van een groot overschot aan katten te voorkomen worden alle katten geneutraliseerd. Wij anticiperen op de actuele behoefte in de regio en op de ontwikkelingen in de branche en kunnen daardoor de benodigde dierzorg en opvang leveren.

DOELSTELLINGEN
1. De personele organisatie regelen ( functieomschrijvingen, procedures, communicatie )
2. Financieel de zaken op orde houden(zie uitwerking)
3. Het asiel energie neutraal maken
4. Technische zaken en Huisvesting(zie uitwerking)

Strategie doelstelling 1

Zorgen voor vakbekwame medewerkers met een arbeidsovereenkomst, vakantietoeslag, ADV dagen, pensioenvoorziening en uitgebreide sociale verzekeringen. Goede en gemotiveerde vrijwilligers werven en deze vrijwilligers behouden door verbale waardering en waardering in de vorm van het verstrekken van een kerstpakket en het periodiek organiseren van een uitje. Zorgen voor een klantvriendelijke organisatie. Voorlichting geven op scholen, markten en andere bijeenkomsten. Het goed begeleiden van stagiaires als erkent leerbedrijf voor dierverzorger. Het behouden van een deskundig onderhoudsteam van vrijwilligers voor het onderhouden van gebouwen, buitenterrein en de uitlaatvelden voor de honden.

Strategie doelstelling 2

Het op orde houden van de financiën. Het afsluiten van contracten en het maken van afspraken met de gemeenten op basis van een kostendekkende vergoeding voor de verrichte diensten, welke bestaan uit het opvangen, verzorgen en herplaatsen van zwerfhonden en zwerfkatten voor de eerste veertien dagen, heeft gezorgd voor continuïteit in de bedrijfsvoering. Voor vier van de West-Friese gemeenten is afgesproken dat een bedrag per inwoner kan worden berekend. Voor twee West-Friese gemeenten wordt een tarief per opgevangen dier berekend plus een geringe vergoeding per inwoner voor exploitatiekosten. Door één gemeente wordt een subsidie verstrekt welke vrijwel gelijk is aan het tarief per inwoner dat aan de vier West-Friese gemeenten wordt berekend. Het exploiteren van een pension voor honden en katten dient ter dekking van de uitgaven voor de asieldieren. Het werven van fondsen door verspreiden van folders en publicaties op de website. Donaties, legaten en erfenissen vormen een belangrijke bijdrage. Door financiële steun aan te vragen bij diervriendelijke organisaties zijn noodzakelijke investeringen mogelijk gemaakt. Door bij herplaatsing van zwerfdieren of afstandsdieren aan de nieuwe eigenaar een vergoeding te vragen wordt een deel van onze kosten gecompenseerd.

Strategie doelstelling 3

Alle gebouwen behorend tot het asiel energie neutraal maken door middel van zonnepanelen warmte of hybridepompen. De nieuwbouw kattenquarantaines, noodopvang honden en katten en werkplaats zijn reeds energie neutraal door middel van aardwarmte. Een mogelijke uitbreiding en of gedeeltelijke vervanging van de kantoorruimten zouden ook door middel van de zelfde aardwarmtepomp energie neutraal kunnen worden. De nieuwe professionele wasmachine en wasdroger zijn beide energie neutraal door de werking van de zonnepanelen. Het streven is de rest van de gebouwen ook energie neutraal te maken in de komende jaren. Wij zoeken naar de mogelijkheid om binnen de komende tien jaar geen gebruik meer te maken van aardgas.

Strategie doelstelling 4

Technische zaken en huisvesting
Huidige situatie
In 1974 is het dierenasiel opgericht. De bouw van het asiel is mogelijk gemaakt toen mevrouw Japin-Timmer bij testament 100.000,- Nederlandse guldens had geschonken aan het dierenasiel. Tevens werd in dit jaar door 400 collectanten in West-Friesland gecollecteerd. De gehele opbrengst was bestemd voor de bouw van het asiel. Het totaal bedrag was voldoende om een regionaal dierenasiel voor honden en katten te bouwen plus een aangrenzende beheerderswoning. De toenmalige wethouder drs. W.F.G. Wiese verklaarde na de plechtigheid van het slaan van de eerste paal. ,, Je ontmoet maar weinig verenigingsbesturen, die zich zo voor een object inzetten dat de gemeente er niet met geld aan te pas behoeft te komen,,. In eerste aanleg was er ook een ruimte gereserveerd voor de opvang van vogels en kleindieren. Echter in de loop van de tijd is deze activiteit overgenomen door Stichting Vogelopvang de Bonte Piet.
In de jaren na 1974 is er op zeer goedkope wijze uitbreiding gepleegd aan het asiel. In grote lijnen betrof dit de aanschaf van drie containerunits ,waarvan één geschonken, ten behoeve van quarantaineruimtes voor de katten en de aankoop van twee tweedehands kantoorcontainerunits. Tevens werden er door de vrijwilligers noodopvangen voor honden en katten plus een werkplaats en fietsenstalling neergezet bestaande uit geschonken oude blokhutten en overige gratis verkregen materialen.
In 1999 werd het bestuur door de gemeente Hoorn op de hoogte gesteld dat het asiel plaats moest maken voor de aanleg van de nieuwe jachthaven. Deze jachthaven is gedeeltelijk neergezet maar door gebrek aan belangstelling niet volledig afgemaakt. Na aanpassing van het jachthaven terrein heeft het gemeentebestuur in 2007 besloten dat het asiel op dezelfde locatie kon blijven.
Tussen de jaren 1999 en 2007 is derhalve uitsluitend het hoognodige onderhoud gedaan.
Door schenkingen van een aantal diervriendelijke organisaties, particulieren en de zeven West-Friese gemeenten is het asiel op bouwkundig terrein aangepast aan de bestaande wetgeving en zijn de eerste stappen gezet om het asiel energie neutraal te maken.
Onderstaand een overzicht van deze uitbreidingen en aanpassingen.
-Nieuwbouw tweetal kattenquarantaines, noodopvang honden en katten, knaagdierenopvang, vriesruimte voor dood gevonden dieren en werkplaats Deze ruimtes worden verwarmd door warmtepomp(aardwarmte).
-Nieuwbouw ziekenboeg en quarantaineruimte voor honden waarboven en grote zolder.
Deze ruimtes worden als vloerverwarming aangesloten op de bestaande CV ketel.
Bovenstaande nieuwbouw is opgeleverd in 2012 en compleet voorzien van kunststof deuren en kozijnen. Ook is deze periode het noordelijk gelegen buitenterrein deels geasfalteerd, deels bestraat en deels voorzien van een grasveld met een buitenrand van grind. Uit milieu overweging ter voorkoming van mogelijke geluidsoverlast is er op de uitlaatvelden van de honden aan de westzijde een bijna 3 meter hoge afscherming bestaande uit damwandprofielplaten geplaatst.
In willekeurige volgorde geven wij onderstaand aan welke investeringen na het jaar 2007 zijn uitgevoerd:
-Kunststof overkapping binnenplaats
-Kunststof overkapping katten buitenverblijven
-Kunststof overkapping honden buitenverblijven
-In het uit 1974 daterende hoofdgebouw zijn alle deuren en kozijnen vervangen door kunststof en inbraakwerend glas
-hondenkennels aangepast op wettelijk vereiste maten
-Zowel binnen als buiten hondenkennels alle vloeren opnieuw betegeld
-Boven alle 39 hondenkennels en hondengangen een gipsen plafond aangebracht.
-Buitenverblijven katten compleet vernieuwd en betegeld
-Daken hoofdgebouw extra geïsoleerd en voorzien van nieuwe bitumen dakbedekking
-Riolering onder het hoofdgebouw compleet vernieuwd
-aanschaf van een Tribute Space unit ten behoeve van kattenopvang quarantaines
-Nieuwbouw van garage, berging en fietsenstalling
-Plaatsing van 39 zonnepanelen op dak zuidzijde van de hondenquarantaine en ziekenboeg
-Plaatsing 30 zonnepanelen op plat dak hoofdgebouw
-Nieuwe CV ketels en de bestaande stralingsverwarming vervangen door nieuwe leidingen en convectors met digitale aansturing
-Gehele terrein afsluiting door ABC hekwerk waarvan aan de zuidzijde versterkt met damwandprofielplaten teneinde het zicht van en naar de jachthaven op te heffen. Bovendien is er een digitaal aangestuurde poort geplaatst.

Na te streven doelen

Ons bestuur heeft voor de toekomst nog een aantal wensen. Dit zijn: Op het moment dat de CV installatie aan het eind van zijn economische levensduur is de mogelijkheid bezien of wij onafhankelijk kunnen worden van het aardgas door de aanschaf van warmtepompen en/of zonnepanelen.
Bovendien zouden wij graag zien dat de volgende ruimtes in het hoofdgebouw vernieuwd en uitgebreid kunnen worden. Dit betreft de voerkeuken, de dierenartsruimte, de keuken.
Voorts zoeken wij naar een mogelijkheid om de kantoorruimte welke op dit moment bestaat uit twee containerunits te slopen en nieuwbouw te plegen op een duurzame manier waarin een ruimere kantoorruimte, een ontvangstruimte met balie, een wachtkamer, een spreekkamer en een bescheiden kantine en een winkeltje voor de verkoop van de meest gebruikte dierenartikelen en gekregen tweedehands goederen.
Deze bouwplannen moeten nog verder worden uitgewerkt in overleg met het personeel waarna officiële tekeningen kunnen worden gemaakt , offertes opgevraagd en een omgevingsvergunning kan worden aangevraagd. Uiteraard moeten hiervoor de nodige financiële middelen voor worden vrijgemaakt of worden verworven.

Activiteiten

Voor de aankomende jaren zijn wij van plan onze activiteiten zo mogelijk uit te breiden naar een groter gebied teneinde de capaciteit van het asiel en pension ten volle te benutten. Het asiel blijft als doel houden het onderdak bieden aan honden en katten die door omstandigheden niet meer kunnen blijven op hun huisadres doordat de dieren een zwervend bestaan leven of doordat de eigenaar afstand doet of doordat eigenaren komen te overlijden en de zorg voor het dier niet meer gegarandeerd kan worden. Om een sluitende financiering op korte en lange termijn mogelijk te maken exploiteert onze stichting op commerciële basis een honden en kattenpension.
Onze focus lag vanaf de oprichting in 1974 op het uitvoeren van bovenstaande activiteiten en zal in de komende jaren onder onze aandacht blijven. Maatschappelijke ontwikkeling en/of een verandering van het aanbod van zwerfdieren zal van invloed kunnen worden.

Communicatie

De communicatie met de inwoners van onze regio West-Friesland geschiedt op verschillende wijzen.
1)Wekelijks stukje in het weekblad "West-Friesland op zondag" onder het hoofd "Dier van de week" , teneinde plaatsing van een asieldier te realiseren.
2)De plaatsbare asieldieren kenbaar te maken op www.dierenasiels.com
3)Informatie te verstrekken op onze website www.dierenasiel-hoorn.nl.
4)Informatie omtrent actuele onderwerpen op onze facebook pagina www.facebook.com/dierentehuis.hoorn
5)Twee maal per jaar een nieuwsbrief versturen aan onze donateurs en belangstellenden.
6)Het asiel en pension promoten op markten en evenementen.

Dagelijkse leiding

De dagelijkse leiding van het asiel berust bij de beheerder en bij afwezigheid van de beheerder bij de assistent-beheerder. Beiden zijn in het bezit van de opleiding "honden en kattenbesluit" en zij zijn tevens bevoegd honden en katten te chippen. De assistent-beheerder woont in het huis grenzend aan het asiel in de beheerderswoning. Naast de beheerder en assistent-beheerder zijn ook werkzaam twee dierenverzorgers, waarvan één ook het diploma "honden en kattenbesluit" heeft behaald. Tevens is een administratieve kracht werkzaam op parttime basis voor de uitvoering van de financiële verslaglegging.
De beheerder en assistent beheerder geven leiding en bepalen het rooster van de ongeveer 75 vrijwilligers welke nodig zijn om het asiel naar behoren te kunnen laten functioneren.

Werknemers

De medewerkers ontvangen een salaris gerelateerd aan de CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening .
Op de loonlijst staan vijf medewerkers hetgeen overeenkomt met drie FTE.

Vrijwilligers
Het asiel kan beschikken over ongeveer 75 vrijwilligers voor de volgende werkzaamheden :
-schoonmaken hondenkennels, uitlaatvelden en katten binnen en buitenverblijven.(18)
-dierverzorgers(12)
-honden uitlaten aan de riem op de openbare weg(8)
-nazorg geplaatste asieldieren(17)
-verdelen kattengrit over de kattenkamers(2)
-socialiseren asielkatten(8)
-klus en onderhoudsteam (5)
-bestuur (5)

Financiën
Allereerst stellen wij dat de Stichting geen winstoogmerk heeft. Momenteel wordt door de West-Friese gemeenten onderzocht in de beleidsgroep Madivosa, waarin alle zeven West-Friese gemeenten zijn vertegenwoordigd, aan de hand van de onlangs opgestelde nota Dierenwelzijn of en hoeveel vergoeding de in West-Friesland dierenopvang en dierenvervoersorganisaties kunnen worden toegewezen. In dit onderzoek is eveneens de Dierenbescherming betrokken.
De uitkomst is op dit moment ongewis . Momenteel ontvangen wij een vergoeding van de gemeenten zoals beschreven in Strategie 2. Wij hebben beperkte invloed op de beslissing van de gemeenten in West-Friesland en kunnen derhalve op dit moment niet duidelijk overzien met welke financiële consequenties wij rekening moeten houden.

Bestuur

De beheerder legt verantwoording af aan het bestuur. De beheerder is aanwezig bij de bestuursvergaderingen zodat eventueel informatie verstrekt kan worden over de dagelijkse gang van zaken. Wensen of aanbevelingen vanuit beheerder en/of het personeel kunnen dan besproken worden en indien urgentie bestaat dan kan direct een beslissing genomen worden.
Het bestuur neemt overeenkomstig de statuten alle beslissingen en bepaald het beleid.

Het bestuurslidmaatschap is onbezoldigd.
Het bestuur bestaat uit 5 personen.(voor details zie onder ANBI)
Het bestuur vergadert 4 maal per jaar en op verzoek van een bestuurslid kan een extra vergadering worden ingelast.

Werven van gelden en beheer en besteding van het vermogen
Wij werven op verschillende manieren fondsen . Uiteraard trachten wij onder de inwoners welke in contact zijn gekomen met het asiel donateurs te werven door het verstrekken van folders en door het één of twee maal per jaar te houden rommelmarkten. De hieruit voortvloeiende opbrengsten worden besteed voor algemene doelen.
Indien er sprake is gerichte projecten welke ten doel hebben de huisvesting en leefomgeving van de dieren te verbeteren doen wij een beroep op diervriendelijke stichtingen zoals vooral Stichting Het Waardige Dier en Stichting Dierenlot. Wij hebben in het verleden nooit vergeefs een beroep gedaan op deze stichtingen. Daarnaast bestaat de Stichting Vrienden van het Heberdina Japin-Timmer Dierentehuis die ons eveneens financieel steunt voor specifieke doelen.
Voorts hebben wij schenkingen ontvangen van particulieren , erfenissen en legaten waardoor wij de gestelde doelen konden realiseren.

Beheer en besteding van het vermogen
Ons bestuur gaat zich bezinnen hoe wij het vermogen kunnen besteden. Wij zijn ten eerste van mening dat wij een vermogen in de vorm van een egalisatiereserve in bedrag gerelateerd aan de vaste activa moeten aanhouden. De gebouwen en beheerderswoning zijn eigendom van onze stichting echter de grond is eigendom van de gemeente Hoorn. Onze stichting heeft het recht van opstal. De gebouwen zijn feitelijk volledig ingericht om als dierenasiel en dierenpension te functioneren en een andere bestemming zal met hoge verbouwingskosten gepaard gaan. Onafhankelijk van de beslissing van de gemeenten in West-Friesland (zie hoofdstuk financiën) zijn wij van mening dat wij een bestemmingsreserve moeten opbouwen welke dient voor groot onderhoud, uitbreiding of (gedeeltelijke) vervanging van het uit 1974 daterende hoofdgebouw. Tenslotte zijn wij van mening dat er een vermogen beschikbaar moet blijven voor de uitgaven indien door welke oorzaak dan ook (terugloop aantal asieldieren ,beslissingen van de gemeenten) gedaan moeten worden bij beëindiging van onze werkzaamheden.
Bij de opstelling van de jaarrekening 2018 zullen wij al deze onderwerpen apart benoemen op de balans.